Vol.791 クリニックにおける効率的な棚卸し方法

年末の棚卸しは、クリニック経営において重要な作業の一つです。正確かつ効率的に行うことで、在庫管理の改善や、会計処理の正確性向上につながります。

効率的な棚卸し方法

1. 事前準備

   • 棚卸し計画の作成:
     • いつ、どこを、誰が担当するかを明確にした計画を作成します。
     • 各担当者に、事前に手順や注意点などを周知徹底します。
   • 棚卸し用リストの作成:
     • すべての医療材料や処置薬の品名、数量、保管場所などを一覧にしたリストを作成します。
     • バーコードやQRコードを貼付することで、スキャンによる数量確認を効率化できます。但しシステム構築には設備投資が必要である

2. 棚卸し当日

   • 担当者による分担:
     • 複数の担当者で担当する物品について分担し、効率的に作業を進めます。
     • アイテム数が少数の場合であれば一人でも可。
   • 実物とリストの照合:
     • 棚卸しリストに記載された品物を一つずつ確認し、実際の在庫数と照合します。
     • 不足品や余剰品があれば、その場でリストに追記します。
3. • データ入力:
     • ハンディーターミナルで収集したデータを、パソコンに入力し、在庫管理システムに反映させます。
   • 差異の分析:
     • 実在庫数とリストの数が一致しない場合は、その原因を分析し、適切な対応を行います。
     • 盗難、廃棄処分による記載漏れなどが考えられます
   • 報告書の作成:
     • 棚卸しの結果をまとめた報告書を作成し、関係者に報告します。

効率化のポイント

• 定期的な棚卸し: 年末だけでなく、定期的に小規模な棚卸しを行うことで、常に正確な在庫数を把握できます。
• 在庫管理システムの活用:
  • 在庫管理システムを導入することで、入出庫管理や発注管理が効率化され、棚卸しの手間を大幅に削減できます。
  • 実績データを分析することで、最適な発注量を算出することも可能です。
• チームワーク:
  • 複数のスタッフで協力し、チームワークを良くすることで、効率的に作業を進めることができます。

その他の注意点

• 盗難・紛失への対策:
  • 棚卸し中に、医療材料や処置薬が盗難や紛失しないよう、注意が必要です。
• 廃棄物の処理:
  • 有効期限切れの医薬品や、破損した医療器具などは、適切な方法で廃棄する必要があります。
• 安全対策:
  • 棚卸し作業中に怪我をしないよう、安全に配慮しましょう。

まとめ

クリニックにおける効率的な棚卸しは、正確な在庫管理を実現し、経営の安定化に貢献します。上記で紹介した方法を参考に、自院に合った効率的な棚卸し方法を確立しましょう。