Vol.1189 医療事務のアウトソーシングという選択 ―耳鼻咽喉科の人材不足とレセプト精度の両立―

医療機関を取り巻く経営環境は厳しさを増している。人材確保に伴う人件費の上昇、慢性的な人手不足、そして複雑化する診療報酬への対応。これらが重なるなかで、医療事務の業務をどう設計するかは、クリニック経営の重要な論点となっている。本稿では、繁忙期と閑散期の落差が大きく、事務処理の負荷が変動しやすい耳鼻咽喉科を題材に、医療事務のアウトソーシングという選択肢について論じたい。

医療事務は、受付や会計、レセプト請求といった、クリニックの運営を支える基幹業務を担う。しかしこの分野では、人材の確保と育成が年々難しくなっている。経験豊富な医療事務スタッフの採用は容易ではなく、新たに採用しても、複雑な診療報酬制度を理解し正確なレセプト請求ができるようになるまでには、相応の育成期間と費用がかかる。人手不足を補うために採用を急げば、育成コストがかさみ、かえって経営を圧迫しかねない。

耳鼻咽喉科は、こうした事務負荷の問題が顕著に現れる診療科である。花粉症のシーズンや小児の感染症が流行する時期には、一日に多数の患者が来院し、受付と会計の業務が逼迫する。一方で、需要が落ち着く時期には事務の負荷が大きく減る。この変動に合わせて常勤スタッフを抱えれば、閑散期には人件費が過大となり、繁忙期に合わせて人員を絞れば、ピーク時に業務が回らなくなる。この需要変動への対応が、耳鼻咽喉科の事務運営における長年の課題であった。

ここで、医療事務のアウトソーシング、すなわちレセプト請求業務等を外部の専門事業者に委託するという選択肢が意味を持つ。レセプト請求は、診療報酬制度の正確な理解と、絶えず変わる改定内容への対応を要する専門性の高い業務である。これを専門事業者に委託することで、院内のスタッフは受付や患者対応といった、対面でなければ担えない業務に注力できる。あわせて、レセプト請求の精度が高まれば、算定漏れや返戻が減り、本来得られるべき収益の取りこぼしを防ぐことにもつながる。

ある耳鼻咽喉科クリニックの事例を考えたい。この診療所では、繁忙期になるとレセプト点検が追いつかず、算定の誤りや請求漏れが散発していた。院長は、限られた事務スタッフが受付業務とレセプト業務を兼務するなかで、どちらも中途半端になりがちな構造に課題を感じていた。そこで同院は、レセプト請求に関わる業務の一部を外部に委託し、院内のスタッフを患者対応に集中させる体制へと転換した。結果として、繁忙期でも請求業務が滞らなくなり、算定の精度も向上したという。事務スタッフの負担が軽減されたことで、職場の雰囲気にも好ましい変化が生まれた。

もっとも、アウトソーシングは万能の解決策ではない。委託する業務の範囲を明確にし、院内に残すべき業務との線引きを慎重に設計する必要がある。患者の個人情報を扱う以上、委託先との情報管理の取り決めも欠かせない。また、外部に委託することで院内に診療報酬の知見が蓄積されにくくなる懸念もある。委託先と密に連携し、自院の診療内容を正確に伝え、請求の根拠となる診療録の記載を院内で確実に行う体制があってはじめて、アウトソーシングはその効果を発揮する。

ここで見落としてはならないのが、レセプト請求の質が、診療録の記載という医師自身の仕事に大きく依存しているという事実である。どれほど優れた請求の専門家に委託しても、その請求の根拠となる診療録が曖昧であれば、正確な算定はできない。実施した検査や指導の内容、算定要件を満たす記録が診療録に残されていてはじめて、委託先はそれを正確な請求へと変換できる。すなわちアウトソーシングは、医師の記録と専門事業者の請求技術が噛み合ってこそ機能する。委託したからといって、医師が記録の責任から解放されるわけではない。むしろ、院内の記録と外部の請求とをいかに連携させるかが、委託の成否を分ける。この連携の質を高めることが、算定の正確性と収益の安定の双方を支えるのである。

医療事務のアウトソーシングは、人材不足とレセプト精度という、一見両立しがたい二つの課題に対する一つの答えとなりうる。耳鼻咽喉科のように事務負荷が変動しやすい診療科では、専門性を要する請求業務を外部の力に委ね、院内の人材を患者と向き合う業務に振り向けるという役割分担が、経営の安定に寄与する。重要なのは、何を自院で担い、何を委託するのかを、自院の規模と診療の特性に照らして見極めることである。限られた人材を最も価値の高い業務に配置するという視点が、人手不足の時代におけるクリニック経営の鍵を握っている。