Vol.321 私たち、忙しくて大変なんです！ |クリニック奮闘記|メディカルタクト

2019.02.27

Vol.321 私たち、忙しくて大変なんです！

医療事務の業務の見直しは、院長先生（経営者）から頂くオーダーの中で最も多い相談の1つです。看護師と医師は日常業務の中で連携を取っているため、比較的コミュニケーションは取れています。ところが事務職の業務は、院長自身がよく理解していないこともあり、放置される傾向にあります。逆に事務スタッフには、『レセプトで診療報酬の請求ができているのは自分たちがお陰』であるという自負（プライド）があります。院長が無関心になればなるほど、溝は深まるばかりか業務品質の劣化にもつながります。

どんな人も自分の仕事には少なからずプライドを持って仕事をしています。当然、自分の行っている仕事は、どれ一つをとっても重要でると誰しも疑う余地がありません。では、本稿で問題になっている医療事務スタッフの業務の中味をみて見ましょう。

（質問）

電子カルテを導入しているにも関わらず、レセプト時にはプリントアウトしたものを全件、目視でチェックを行っていませんか？

（回答）

もっとも無駄な業務の1つであり、この作業が事務スタッフのメイン業務となっています。投下する時間も莫大で、このお陰で他の業務ができていないことが多いのです。電子カルテで行うレセプトチェックは、原則として画面（PC）上で全て完結することができます。しかもチェック機能を利用すれば、全件チェックする必要は全くありません。電子カルテのレセプトチェックでは、アラートのかかったものを中心に修正すればよいのです。要するに如何にしてチェックを掛けるかが要となります。

（質問）

外来終了後に事務作業で残業していませんか？

（回答）

クリニックの外来業務では、レセプトは例外にしても、日常業務の中で残業が発生することはないと考えるべきです。外部との恵連絡調整等、時間内に処理しなければならないもののみが残業対象となります。急ぎでない業務は翌日以降の就業時間内で処理する様にしましょう。

（質問）

重要性（必要性）のない業務を行っていませんか？　人の配置は適正に行われていますか？

（回答）

一般的には受付スタッフは常時2名で対応します。インフルエンザほか繁忙期には3名体制となることもありますが、あくまでも季節的な対応です。ところが何らかの理由で、3名以上のスタッフが受付カウンターに常駐しているクリニックがあります。電子カルテは多くて2台しかありません。残りの1名は何をしているのでしょうか？無駄な仕事の温床になっている可能性があります。一度、業務の棚卸を行ってみて下さい。

（まとめ）

暇にしているスタッフはいないと思います。皆さん、それなりに忙しくしているのですが、問題は、『忙しさの中味』にあります。本来する必要のある業務なのか否かを、定期的に見直してみましょう。結構な無駄な業務で埋もれていると思います。

代表コンサルタント　　柳　　尚信

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