Vol.210　窓口会計の取り扱い

医療機関、特にクリニックにおける受付スタッフの業務の一つに、窓口での現金の授受があります。不正、犯罪を未然に防ぐためにも複数スタッフで対応するのが原則ですが、現金管理を仕組みとして行っていくことも重要です。本稿では、現金管理の一つの管理方法について検証していきたいと思います。

 

Aクリニックの院長は現場業務を、極力簡素化し、スタッフの業務量を最小限にしようと考えています。看護師については、処置室をゾーニングすることで作業工程の効率化を図っています。また複次的に物品管理も一元化できます。で受付業務をみて見ることにしましょう。今回は特に現金管理に着眼してみることにします。

窓口で取り扱う現金の種類は、大きく分けて保険収入と自費収入に分類されます。現金としては一つのレジで全てを管理することになります。それぞれの項目の分別については電子カルテにおいて、日報もしくは月報形式で集計されますので、帳簿上の管理も容易に行えます。従って銀行への入金は一日単位で、レジの中の現金の合計を入金すればいいことになります。よく、保険、自費、などの種類ごとに分別して入金しているクリニックがありますが、その必要は全くありません。全ては電子カルテにデータとして記録されています。

次に現金の過不足について説明致します。釣銭間違いなどの理由により、日報上の金額とレジ現金が合わない場合があります。多い場合もあれば少ない場合もあります。少ないからといって財布の中から補充する必要はありません。逆に多い場合はどうでしょうか？絶対にやってはいけないのは、日報の金額に合わせて差額を抜くことです。このお金を足らない時の補充に充てているクリニックを稀に見ますが、これは間違った現金管理です。レジの中の現金は多くても、少なくても、そのままを一日の収入として銀行に入金します。日報との差額は、朱書きで差額を記載し誤差が生じていることが分る様にしておきます。これは誤差があってもいいということではなく、当然、原因分析は行わなければなりません。追求をせず放置することは現金管理を甘くすることを意味しています。お金に関しては10円単位の差異についても見逃してはいけません。もう一つ、日報と現金が合わないケースとして考えられるのは、窓口負担金を徴収しなかった場合です。家族、親族や親しい友人など、一部負担金を徴収しない場合もあるかと思います。また患者によっては持ち合わせがないため未収が発生する場合もありますので、これらは個別に管理することをお薦め致します。一部負担金を免除する場合（厳密には療養担当規則違反ですが）、家族親族の場合は収入計上する必要があります。また決算期末に未収として残っているものも収入計上しなければなりません。未収に関しては、最終的には回収することが目的ですから、長期滞留しない様に回収努力をしていきましょう。この様に、現金管理の基本は、全てを一本化することにあります。分別は電子カルテにて行えますので、不必要な業務フローは非効率です。窓口の日計表をエクセル等で作成して、会計士に提出しているクリニックもありますが、日報データは電子カルテに保管されているため、不要な業務となります。

事務業務については電子カルテを基幹システムとして運用することで、事務量は格段に減少させることができます。今一度、足元の業務を見直してみましょう。

 

メディカルタクト 代表コンサルタント　　柳　　尚信

 

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