そろそろ棚卸の準備

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本当は知りたい失敗談・トラブル事例

Clinic Diary
クリニック奮闘記

そろそろ棚卸の準備

年末は個人診療所と12月決算法人の決算期末です。納税計画を踏まえて、最終的な利益調整を行っている先生方もいらっしゃるのではないかと思います。税務に関する業務が多くなる年末ですが、本稿では、利益に大きく影響する"棚卸（在庫量の確認）"についてお話しさせて頂きたいと思います。

 

棚卸しの対象となる在庫とは、どんなものがあるのでしょうか？基本的には、診療材料（衛生材料）、薬品、事務用品等に至る全ての在庫が対象になります。ギリギリの人数で、しかもパートスタッフで運営しているクリニックでは、棚卸業務に時間を割くのは難しいと思われますので、必要最低限の在庫を効率よく棚卸を行う方法を検討してみたいと思います。

 

（棚卸を行う時期）

ルール通りなら12月の最終営業日以降で、在庫が確定した時点で棚卸作業を行わなければなりません。しかし、わざわざ棚卸のために出勤をして作業をするのはナンセンスですし、現実的には不可能です。作業そのものは12月の2週目から3週目に行うのが妥当です。厳密に言いますと、約2週間分のアイテムが消費されますので誤差が生じますが、よく使用するモノについては一定頻度で発注をしていますので、大きな誤差はないものと考えて差し支えないでしょう。

 

（棚卸しの対象となるアイテム）

院内にある全ての薬剤、診療材料だけでなく事務用品等も含まれる。

診療に関するものに関しては看護師が行います。在庫として認識するのは未開封のものだけでよいです。原則的には開封されたものも在庫計上すべきところではありますが、消費に回るものもありますので、ここではカウントしなくてよいでしょう。但し、年明けの発注を嫌い、最終診療日を迎える直前に発注をかける場合は注意して下さい。棚卸作業の終了後であっても、リストを修正し在庫として反映させなければなりません。事務用品の在庫としては、コピー用紙やトナーストックが該当します。こちらも未開封のものを在庫として計上する様にしましょう。この様に在庫数量のカウントは、看護師と事務員がそれぞれの持ち場で行います。この後、仕入金額を入力して在庫金額としますが、この"仕入金額"は殆どの場合、"最終仕入原価法"（直近に購入した金額）に基づいて計上します。価格交渉により購入単価が安くなったり、値上がったりした場合は、単価の修正を忘れない様にしましょう。

 

（まとめ）

"棚卸"は本来業務ではありません。ただでさえ忙しいのに、余計な仕事に時間を取られてしまう！と思っているスタッフもいるのではないでしょうか。

そうならないためには、"在庫を極力持たない"様にすることです。数えるアイテム数がすくなければ棚卸時間は短くてすみますので、日頃の在庫管理の成果が"ここ"で試されます。コラムの中でもご紹介してきましたが、"トヨタの看板方式"など、在庫管理の手法も取り入れてみましょう。（看板方式で在庫管理https://medical-takt.com/backnumber/2018/report212.html）

 

代表コンサルタント　　柳　　尚信

 

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