Vol.559 残業の中味と作業工数を管理

働き方改革では、有給休暇の消化と残業時間の削減を求められています。これは努力目標という優しいものではなく、達成できない場合は事業所に罰則を科されます。それ故に、否が応でも業務の効率化を図らなければならなくなりました。本稿では"残業時間の削減"についてのお話しです。

 Aクリニックの事務スタッフは、毎月の残業時間が４０時間を超えています。スタッフに問い質してみると、レセプト作業のために残業しているということである。そう言われると、事務の事が分からない院長は閉口してしまいす。

 A院長

「４０時間の残業は仕方がないのでしょうか？多いのか、少ないのか判断できないんです。」

 コンサルタント

「１日あたり２時間の残業ですね。午前診と午後診で１時間ずつ残業している感じですね。風邪のシーズンであれば、普通の残業時間でしょうね。」

 A院長

「ここ２ケ月の繁忙期は理解できるとして、一年を通じて４０時間超であるのは理解不能ですね。」

 コンサルタント

「残業手当が既得権化していることが考えられます。残業時間が少なくなって手取りが減ることを避けるため、"仕事をしてるフリ"をして残業手当を稼いでいることもありますよ。」

 A院長

「ウチのスタッフに限って！　そうでないと思いたいのだが・・・・。」

 コンサルタントは、スタッフが残業している際の業務の中味を調査することにしました。

すると毎日１時間以上の残業は恒常的にあるようです。診療時間ギリギリに来院する患者の対応をしているので当然の結果でしょう。問題はレセプト業務のための土日の残業です。残業時間であると同時に、業務時間外であるため割増手当の対象にもなっています。スタッフ２人で作業を行っていますが、一人当たり約２０時間をレセプト作業に費やしています。

院長は、この２０時間×２人＝４０時間の残業を見直すことにしました。

レセプト作業で修正していた内容を日々の診療の中で、A院長が処理する様にしました。当然、スタッフの作業時間は削減されるはずなのですが、一向に減る様子はありません。

ついに、院長は残業禁止令を発令しました。レセプト作業に関しては日々の勤務の中で終了させるようにと業務命令を下したのです。

 

（まとめ）

ひと月が経過した頃、残業時間は半分に削減されました。レセプト業務も日々の勤務の中で完了させることができるようになりました。結局のところ、誰もいないクリニックでダラダラと"仕事をしているフリ"をしていたのだと結論付けました。

この様に残業が恒常化している場合、残業の中味を追求し、作業工数の見直しを行うことにより無駄な残業は削減できる可能性があります。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

メディカルタクト　代表コンサルタント　　柳　　尚信

 

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