分業制と業務効率2 |株式会社メディカルタクト

分業制と業務効率2

公開日：2019.05.29

"分業制"のメリットとデメリットについてお話しをさせて頂きました。経営効率を上げるために有効なシステムではありますが、同時にたくさんの問題点も発生します。本稿では個々のデメリットに対する解決策を明示していきたいと思います。

（分業制のデメリットと解決策）

四つのデメリット

１．担当者が不在の場合に対応できない

２．業務内容が高次化（高度化）するため、退職時等の業務の引継ぎが難しくなる

３．担当者間のコミュニケーションが悪くなる

業務内容についてチェック機能が働かなくなる（他のスタッフの目が入らない）

・分業制といっても、2人以上のチームでの分業制を基本とする。

複数で対応することで、業務水準が能力の高い人のレベルになることに歯止めをかける

ことができる。

(b)ミスの発見だけでなく、業務プロセス改善の糸口も見つけることができる

・事務作業等の工程については、必要最低限の作業まで削減する。（余計な仕事を作らない）

マニュアルは必ずしも必要ではない。むしろマニュアルなしで、業務遂行することを目

標に簡素化していく

・業務ローテーションを行う

(a)部門間の業務の理解を深める

(b)欠員が生じた際にヘルプに入りやすくなる

(c)部門間で業務量を調整することが可能になり、有給休暇を取得しやすくなる

（業務を割り振る際の注意点）

個々のスタッフの能力適正を考慮して配置を決めていくことになりますが、まず担当部署の業務に難易度を設定してみましょう。難易度の低い業務については入社年次の浅いスタッフを中心に対応します。知識や熟練度を必要とする業務について、細分化した業務を"分業制"にします。医療事務部門を例にとると以下の様なイメージになります。

（医事課）　

入社年次の浅いスタッフが担当　

・受付業務　　保険情報の入力、会計、患者対応

ベテランスタッフにより分業する業務　　　　　

・レセプト　　医療保険、介護保険、その他請求事務

→　それぞれの業務につき担当者を配置する。

※レセプト業務については、それぞれ担当のベテランスタッフが責任者となって業務を行いますが、担当する期間は3ケ月から6ケ月でローテーションすることにします。業務を固定化すると、業務内容を相互に監視する狙いもあります。（ミスの発見）若手スタッフについては、受付業務の習熟が上がってきたのをみながら、レセプト業務をOJTで習得していきます。

（看護師）

それぞれの担当については、希望と適正を考慮することも必要

・外来　　診察室、処置室（検査室）

・訪問　　ドクター同行

※曜日等により外来勤務と訪問勤務に分ける。相互に交流することで、患者情報が共有できる様になる。またスタッフに欠員が生じた場合のヘルプ対応や、有給休暇の取得もしやすくなります。

（まとめ）

分業制にすることで業務効率をアップすることができますが、本当の目的は組織全体のレベルアップにあります。分業制により個々のスタッフの専門性を向上させ、業務をローテーションすることで、業務に持たせることができる様になります。

代表コンサルタント　　柳　　尚信

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